بعيدا عن الدردشة و مهارات إدارة الاجتماعات

<H3 dir=rtl align=center>بعيدا عن الدردشة ومهارات إدارة الاجتماعات


تحتاج أي شخصية قيادية إلي العديد من المهارات الادارية والشخصية‏,‏ خاصة المرأة لأنها وصلت إلي شغل المراكز القيادية خلال العقود الأخيرة من القرن العشرين منذ فترة قريبة نسبيا‏..‏ لذلك فهي في حاجة إلي التزود بالمهارات والقدرات المتعددة التي تتمثل في كيفية ادارة الوقت والقدرة علي التخطيط السليم واتخاذ القرار وتحفيز الآخرين والذكاء العاطفي وايضا الادارة الجيدة لاجتماعات العمل وغيرها من الأمور التي تتطلب من المديرة العلم بها بالاضافة إلي الخبرة التي تكتسبها من خلال الممارسة والادارة الجيدة للذات وللأخرين وفنون التعامل مع الغير‏.‏ دكتورة آية ماهر أستاذة الموارد البشرية بالجامعة الأمريكية لها رأي في هذا تقول فيه بالرغم من تفوق الكثير من القيادات النسائية المصرية علي مر التاريخ في ادارتهن للأشخاص إلا أن المرأة المديرة مازالت تشعر بالقلق من اجتماعات العمل النسائية التي تقودها من حيث عدم التخطيط الجيد لها‏,‏ والتخوف من جنوح المشاركين فيها عن الهدف المحدد للاجتماع بل استرسالهم في الحديث في موضوعات شتي‏,‏ الأمر الذي يؤدي إلي طول وقت الإجتماع عن الزمن المحدد له‏,‏ وتغير مسار الاجتماع عن تحديد المهام المسندة للمشاركين‏,‏ وقد تنتهي أغلب اجتماعات العمل إلي ما يشبه بالدردشة النسائية أو مجرد معرفة أراء المشاركين دون تحديد للتكليفات للوصول للهدف المراد تحقيقه لذلك عليها أن تتذكر دائما مقولة كل من دكتور ويليام برايد أستاذ علم الإدارة الأمريكي في كتابه أصول الإدارة الحديثة وسوستيفن كوفي خبير الإدارة في كتابه العادات السبع للأشخاص الأكثر فاعلية أن علي المديرة أن تضع دائما النهاية أو الهدف في ذهنها وتنصح المرأة لكي تكون قيادية ناجحة تجيد الاستفادة من عمل ووقت مرؤوسيها ان تتبع هذه الإرشادات التي تساعدها في أن تكون ملمة بأصول إدارة اجتماعات العمل‏:‏ أولا‏:‏ التحضير الجيد للاجتماع ويتطلب هذا وضع جدول أعمال وأجندة الاجتماع من حيث التاريخ المحدد له والمكان وعدد الأشخاص المشاركين المعنيين فيه والموضوعات المقترحة للمناقشة والمدة الزمنية المحددة لمناقشة كل موضوع وكذلك الأشخاص المكلفون بالأعمال التحضيرية‏..‏ والتأكد من أهمية عقد الاجتماع لأن احيانا كثيرة يكون الهاتف والإيميل وسيلة فعالة وكافية لتبادل أداء وأفكار المشاركين بدلا من عقد الإجتماعات مع الحرص علي ارسال تاريخ وموعد الاجتماع للأشخاص المعنيين خلال فترة كافية مع توضيح الهدف من الاجتماع وذلك لتوفير الوقت والجهد‏.‏ ثانيا‏:‏ إدارة الاجتماع وتبدأ بالوجود قبل موعد الاجتماع بوقت كاف لاعداد الأوراق أو عروض الكمبيوتر والالتزام ببدء الاجتماع في الوقت المحدد له ثم البدء بالترحيب بالمشاركين وبتحديد هدف وجدول أعمال الاجتماع وتذكيرهم بغلق هواتفهم والالتزام بالوقت المحدد لمناقشة كل موضوع كذلك والمطالبة بمشاركة الجميع في مناقشة جميع الموضوعات المطروحة في جدول الأعمال مع التدخل بحكمة ودبلوماسية عند جنوح أحدهم عن الهدف المحدد‏,‏ وقبل نهاية الإجتماع علي المديرة تلخيص كل البنود التي تم الاتفاق عليها في الإجتماع وتحديد من سيتولي التنفيذ والمتابعة‏.‏ أما المحور الثالث الضروري مراعاته كما تقول دكتورة آية ماهر فهو إدارة ما بعد الاجتماع والتي تبدأ بتكليف الشخص المختص بكتابة محضر الاجتماع وارساله خلال فترة لا تتعدي يومين للأشخاص الذين شاركوا فيه‏,‏ ثم المتابعة من خلال عقد اجتماعات ناجحة لا يعقبها تنفيذ للقرارات لذلك فالمتابعة مهمة وقد يكون ضروريا أحيانا طلب تقديم تقرير بتطور التنفيذ ثم يأتي بعد ذلك دور تقييمك الاجتماع والنتائج التي ترتبت عليه لأن الإنسان يتعلم من أخطائه إذا كان لديه الرغبة في معرفتها لذلك فإن قدرتك علي إدارة الاجتماعات سوف تتحسن تدريجيا إذا قامت عقب الاجتماع بالتفكير في أدائك خلاله وتحليل أسباب القصور التي واجهها والتفكير في كيفية التغلب عليها وقد يفيد أيضا معرفة أداء المشاركين لك في الاجتماع بشأن هذا الموضوع بأسلوب الاستبيان أو الاجتماعات غير الرسمية‏.‏ وتذكري دائما ان نجاحك في إدارتك لأي عمل يتطلب منك ليس فقط المعرفة والخبرة الإدارية بل التسلح بفنون التعامل مع الآخرين في المقام الأول واهمها الحكمة والدبلوماسية والمرونة في التعامل مع الأشخاص ومع المواقف والبساطة وعدم التكلف والالتزام بالأدب واحترام الغير والتحفيز الذاتي للأفراد بأسلوب الثناء علي الأفكار أو الأعمال المنجزة‏,‏ والحرص علي ان تكوني دائما نموذجا جيدا للآخرين‏.‏

</H3>

» علمى ابنك مهارات المذاكرة
» إدارة الرسائل الخاصة
» موضوع مميز عن إدارة التكاليف cost management